Como fazer (e para que serve) uma análise SWOT

Corro um risco elevado com este artigo. Das duas, uma: ou me dizem algo do tipo "Bem, quem é gestor de desporto numa autarquia e não sabe fazer uma análise SWOT, é melhor meter os papéis para o desemprego!", ou então algo do género "Até que enfim vou saber exactamente como se faz e para que serve uma análise SWOT".
Espero unir estas duas opiniões distintas no final da leitura deste artigo pois, é minha convicção, que alguns técnicos não utilizam este método de análise estratégica de uma forma correcta e outros fazem-no intuitivamente sem lhe chamar análise SWOT.
De uma forma resumida a análise SWOT é um método de planeamento estratégico utilizado para avaliar as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças de um determinado projecto ou situação particular. É importante que o objectivo da utilização deste método seja clarificado no início do projecto para que a sua utilização seja adequada.
As Forças e Fraquezas são aspectos internos à organização, enquanto as Oportunidades e Ameaças são aspectos externos, localizados no ambiente económico, social, político e tecnológico que envolve a organização mas que a poderá influenciar determinantemente.
O resultado do confronto entre as forças e as oportunidades poderá dar lugar a uma estratégia ofensiva, enquanto a ligação entre fraquezas e oportunidades se materializa numa estratégia defensiva, tornando importante o acompanhamento das acções dos concorrentes directos. Por outro lado, o confronto entre forças e ameaças poderá dar lugar a estratégias de ajustamento em que se procura adaptar as forças da organização á mudança no ambiente, enquanto ligações entre fraquezas e ameaças terão como resultado uma estratégia de sobrevivência, que poderão culminar com mudanças significativas no portfolio de serviços da organização.
Muito bem, dirá você. Até agora nada de novo... teoria, teoria e mais teoria.
Em vez de estar aqui a debitar a teoria sobre a análise estratégica das organizações utilizando a matriz SWOT, convido-o a seguir-me nas etapas de elaboração de uma análise SWOT para uma autarquia:
Etapa 1 - Recolher a informação
Nesta etapa é necessário proceder à recolha da informação pertinente para a autarquia, sem procurar tecer qualquer opinião sobre os dados recolhidos.
A informação recolhida será posteriormente classificada como Força, Fraqueza, Oportunidade ou Ameaça através de uma metodologia simples que é descrita um pouco mais à frente neste artigo.
Numa autarquia, a recolha da informação poderá ser efectuada através da elaboração da Carta das Instalações Desportivas, Carta dos Espaços Naturais de Prática Desportiva, Caracterização do Movimento Associativo, Entrevistas e Grupos de Foco de Interessados, Carta da Procura Desportiva, etc.
Os instrumentos e metodologias para a recolha da informação são diversos e devem ser escolhidos em função de critérios significativos para cada realidade local. A sua justificação e rigor nas metodologias empregues, são fundamentais para a validade e fiabilidade dos dados recolhidos.
Etapa 2 - Definir as perspectivas de intervenção
A política desportiva de uma câmara municipal pode ser muito distinta de outra autarquia. Embora as competências das autarquias locais estejam definidas por lei (de uma forma demasiado genérica, na minha opinião), é um facto que cada autarquia tem interpretado essas competências de formas distintas, assistindo-se a uma "constelação" de formas de intervenção da administração local no desporto.
Nesse sentido, é fundamental clarificar em primeiro lugar algumas perspectivas de intervenção, antes de iniciar a implementação da metodologia de análise SWOT.
Tenho utilizado três perspectivas de intervenção que me parecem úteis na focalização da análise SWOT posterior:
Perspectiva I - Servir os cidadãos e a comunidade (a autarquia procura, muitas vezes através de formas distintas, melhorar os serviços prestados aos indivíduos e comunidades, concebendo ambientes que favoreçam a criação e o desenvolvimento de valor no Desporto);
Perspectiva II - Processos internos e de aprendizagem conjunta (é importante olhar para o interior da autarquia, para os seus departamentos e estrutura de organização, procurando conceber a melhor estratégia para desenvolver e melhorar o funcionamento dos processos internos do pelouro do desporto, permitindo aos colaboradores prestar um serviço eficiente e eficaz aos grupos de interessados);
Perspectiva III - Gestão financeira e orçamental (a análise dos acontecimentos que podem influenciar a implementação de uma gestão financeira e orçamental transparente, participativa e rigorosa é muito importante para o sucesso de qualquer estratégia, e por isso deve ser alvo de uma atenção especial).
Etapa 3 - Realizar a análise SWOT
Recorrendo à informação recolhida na primeira etapa e utilizando sequencialmente as três perspectivas de intervenção, deve ser realizada a análise SWOT.
Uma solução eficaz para este exercício de formulação da estratégia de uma organização, é a utilização de um moderador (que pode ser externo à equipa do pelouro do desporto) e que, numa sala onde estão presentes diversos elementos da equipa (políticos e técnicos) se procede à classificação (na respectiva perspectiva) e valoração (identificação se se trata de uma Força, Fraqueza, Ameaça ou Oportunidade para a autarquia) das informações recolhidas na primeira etapa do processo.
É com base nesta interpretação realizada pelos colaboradores e políticos da autarquia que se procuram definir os objectivos estratégicos para o pelouro de desporto, tal como se apresenta na figura.
Bem, se chegou ao fim deste artigo, espero que esteja de acordo comigo: elaborar uma análise SWOT é um exercício de reflexão estratégica que, para ser útil, necessita de um conjunto de dados actualizados, relevantes e, acima de tudo, recolhidos através de metodologias cientificamente riogorosas. Não é tão fácil como alguns julgam, mas também não é algo que muitos de nós, profissionais de desporto, não façamos de uma forma intuitiva (embora com limitações de utilização e maior risco inerente).
O ponto a assinalar é que, para ser um exercício rigoroso, é preciso seguir um conjunto de fases que descrevemos de uma forma breve neste artigo e que esperamos ser útil para todos os profissionais.