Defina correctamente os seus objectivos… caso contrário, arrisca-se a chegar a lado nenhum (e a não ser aumentado)!

Não há nada mais forte e motivador para uma equipa de trabalho do que uma correcta definição dos objectivos individuais e da sua clara ligação com os objectivos da equipa.

Sem objectivos individuais correctamente definidos, não é possível avaliar o desempenho de um indivíduo. Sem objectivos de equipa/departamento bem definidos, não é possível que todos trabalhem na mesma direcção, impulsionados pela mesma força condutora.

A implementação do SIADAP - Sistema Integrado de Gestão e Avaliação de Desempenho na Administração Pública, veio tornar prática corrente (e obrigatória), a definição de objectivos pelos funcionários públicos.

No entanto, entre a obrigatoriedade da definição de objectivos e competências até à sua correcta implementação vai uma distância muito grande que, em alguns casos, veio dar razão ao ditado popular que diz “foi pior a emenda do que o soneto”.

Com efeito, se deseja implementar com a sua equipa a correcta definição de objectivos sugiro que siga os seguintes princípios e regras:

PRINCÍPIOS

1. Os objectivos individuais devem estar alinhados com os objectivos estratégicos do departamento/autarquia;

2. Devem ser desenvolvidos meios que tornem visíveis os objectivos estratégicos do departamento/autarquia (p.ex. a elaboração de um mapa estratégico que deve estar bem visível no local de trabalho dos técnicos);

3. Ao mesmo tempo que se definem os objectivos individuais, devem ser definidos os momentos em que esses objectivos serão alvo de monitorização e a metodologia para a sua eventual revisão;

Os objectivos têm de ser simples na sua formulação e passíveis de serem interpretados da mesma forma por qualquer pessoa. Para além disso, a sua formulação deve obedecer a 5 regras:

REGRAS

1. Serem específicos;

2. Terem associado um indicador de medida quantitativo que permita torná-lo mensurável

3. Ser fruto de uma negociação que o torne consensual

4. Exequível e, por isso realista, mas ambicioso de forma a constituir um estímulo

5. Com um horizonte temporal delimitado.

Uma das dúvidas mais frequentes na definição de objectivos é o conceito de indicador. Sempre que formularmos um objectivo, devemos identificar e garantir que existe um indicador que lhe está associado e o torna mensurável.

Exemplo 1:

Aumentar, no segundo semestre de 2009, o número médio de utentes das aulas de 12 para 15 alunos.

O indicador associado a este objectivo é o número de utentes. O indicador permite ilustrar o estado actual, que é em média de 12 utentes, para o estado futuro desejado, uma média 15 utentes inscritos nas aulas deste técnico.

Exemplo 2:

Atingir, no primeiro semestre de 2010, um mínimo de 75% de utentes que avaliem com o grau de “Muito Satisfeito” a qualidade das aulas, através da realização de um inquérito específico.

O indicador associado ao objectivo será a % de “Muito Satisfeito” no total de utentes. A forma como se pretende alcançar esse objectivo é através da realização de um inquérito específico.

A simples definição dos objectivos não é suficiente.

Na maior parte dos casos, os objectivos são complexos, com um prazo alargado de execução e, por isso, necessitam de uma rápida definição dos passos intermédios que devem ser percorridos pelo colaborador. Caso essas etapas não sejam definidas, será muito provável que os objectivos nunca venham a ser alcançados.

Num artigo anterior já apresentamos uma estrutura que auxilia a definição das metas, em todo o caso, resumimos essa estrutura nos seguintes pontos:

1) “Nº” – Preencher numeração sequencial das metas;

2) “Descrição da Meta” – Definir as diversas etapas necessárias à consecução de cada objectivo;

3) “Início/Fim Meta” - Estabelecer a duração das metas, assinalando a data de início e a data de conclusão para cada etapa;

4) “Resultado esperado” – Definir claramente o que se pretende alcançar no final de cada etapa.

Se quiser ser aumentado (olhando às exigências do SIADAP) e corresponder às crescentes exigências da sua actividade profissional, aconselhamos vivamente que olhe para o processo de definição de objectivos como algo de extrema importância que merece algumas horas de trabalho e entrega pessoal. Quando for a época da “colheita”, estou convencido que vai notar a diferença!

Projectos, projectos e mais projectos!

Se a sua actividade profissional é semelhante à de centenas de outros técnicos superiores de desporto que trabalham em autarquias locais, então deve entender muito bem o título deste artigo!
Um dos problemas com que os profissionais se deparam é a quantidade de projectos que estão sob sua responsabilidade directa ou indirecta e que devem acompanhar e mostrar a evolução aos seus superiores.
Este artigo procura dar-lhe uma solução para esse problema.
A utilização de fichas de acompanhamento de projectos não é nada de novo mas, aquela que proponho aqui (e que é apresentada na imagem) possui algumas inovações que podem fazer a diferença na qualidade do seu trabalho.
A ficha está dividida em 4 secções: 1) Enquadramento do projecto (em que se procura identificar a coerência entre o projecto e os objectivos estratégicos para os quais ele contribui, bem como os indicadores que estão na base do seu acompanhamento) ; 2) Planeamento do projecto (delineando as principais fases e resultados esperados do projecto); 3) Análise preventiva (solicitando uma reflexão em torno dos passos mais difíceis de concluir com êxito e a definição de acções para ultrapassar esse desafio; e 4) Acompanhamento (que deverá ser preenchida nas reuniões de acompanhamento do projecto com as alterações, novas estratégias, novas acções que sejam consideradas necessárias à conclusão do projecto).
Segue-se uma descrição detalhada de cada elemento da ficha:
Secção 1 – Enquadramento do projecto
Projecto (denominação do projecto)
Objectivo estratégico (identificação do objectivo estratégico ao qual o projecto está associado e para o qual contribui)
Eixo (identificação do eixo de intervenção ao qual o projecto está associado)
Dono (quem é o responsável directo do projecto – identificar apenas uma pessoa)
Data conclusão (data em que o resultado esperado deve ser alcançado e existam evidências concretas)
Indicadores e periodicidade de acompanhamento (muito importante – identificar quais são os indicadores – de processo ou resultado – que serão medidos e que permitem acompanhar a evolução do caminho em direcção ao resultado esperado)
Resultado esperado (qual é o resultado esperado do projecto, que deverá sempre ser algo mensurável e que não permita qualquer dúvida de interpretação sobre o facto se foi ou não alcançado)
Incluído no orçamento (assinalar em que rúbrica foram incluídos os recursos financeiros relativos à execução do projecto)

Secção 2 – Planeamento do projecto
Passos para a obtenção do resultado esperado (elaborar a lista de passos/fases principais para obter o resultado esperado final)
Resultado esperado (qual/quais os elementos que devem ser apresentados como “prova” dos passos intermédios terem sido concluídos com êxito)
Responsável (qual o responsável por cada passo – pode ser o responsável do projecto ou outro colaborador)
Colaborador (quem colabora na concretização do passo intermédio)
Data de início (quando se inicia esse passo)
Data de conclusão (quando é que o passo deve estar concluído)
Custo (qual o custo, determinado em termos de horas de trabalho ou custo monetário, da execução do passo intermédio)

Secção 3 – Análise preventiva
Desafios potenciais (lista dos passos do planeamento cuja concretização levante mais dúvidas)
Causas (especificar quais as causas principais das dúvidas que o técnico possui em relação à concretização atempada dos passos intermédios)
Protecção (listar as acções que vão ser tomadas para proteger a execução atempada das diferentes fases do projecto)

Secção 4 – Acompanhamento
Informação (lista de ocorrências que são significativas para a evolução do projecto)
Acção decidida (identificar as decisões tomadas pela equipa e as acções a realizar)

Não existem receitas de sucesso na gestão de projectos, mas existe uma enorme diferença entre uma gestão por impulsos e as decisões que são tomadas em função de novos elementos que surgem num caminho perfeitamente alinhado com os objectivos estratégicos da autarquia para o desporto. Na minha opinião, não existe outro caminho que não seja o da clarificação dos objectivos, coerência das acções, responsabilização e valorização dos colaboradores. Todos esses elementos estão presentes nesta metodologia de acompanhamento de projectos.