Se a sua actividade profissional é semelhante à de centenas de outros técnicos superiores de desporto que trabalham em autarquias locais, então deve entender muito bem o título deste artigo!
Um dos problemas com que os profissionais se deparam é a quantidade de projectos que estão sob sua responsabilidade directa ou indirecta e que devem acompanhar e mostrar a evolução aos seus superiores.
Este artigo procura dar-lhe uma solução para esse problema.
A utilização de fichas de acompanhamento de projectos não é nada de novo mas, aquela que proponho aqui (e que é apresentada na imagem) possui algumas inovações que podem fazer a diferença na qualidade do seu trabalho.
A ficha está dividida em 4 secções: 1) Enquadramento do projecto (em que se procura identificar a coerência entre o projecto e os objectivos estratégicos para os quais ele contribui, bem como os indicadores que estão na base do seu acompanhamento) ; 2) Planeamento do projecto (delineando as principais fases e resultados esperados do projecto); 3) Análise preventiva (solicitando uma reflexão em torno dos passos mais difíceis de concluir com êxito e a definição de acções para ultrapassar esse desafio; e 4) Acompanhamento (que deverá ser preenchida nas reuniões de acompanhamento do projecto com as alterações, novas estratégias, novas acções que sejam consideradas necessárias à conclusão do projecto).
Segue-se uma descrição detalhada de cada elemento da ficha:
Secção 1 – Enquadramento do projecto
Projecto (denominação do projecto)
Objectivo estratégico (identificação do objectivo estratégico ao qual o projecto está associado e para o qual contribui)
Eixo (identificação do eixo de intervenção ao qual o projecto está associado)
Dono (quem é o responsável directo do projecto – identificar apenas uma pessoa)
Data conclusão (data em que o resultado esperado deve ser alcançado e existam evidências concretas)
Indicadores e periodicidade de acompanhamento (muito importante – identificar quais são os indicadores – de processo ou resultado – que serão medidos e que permitem acompanhar a evolução do caminho em direcção ao resultado esperado)
Resultado esperado (qual é o resultado esperado do projecto, que deverá sempre ser algo mensurável e que não permita qualquer dúvida de interpretação sobre o facto se foi ou não alcançado)
Incluído no orçamento (assinalar em que rúbrica foram incluídos os recursos financeiros relativos à execução do projecto)
Secção 2 – Planeamento do projecto
Passos para a obtenção do resultado esperado (elaborar a lista de passos/fases principais para obter o resultado esperado final)
Resultado esperado (qual/quais os elementos que devem ser apresentados como “prova” dos passos intermédios terem sido concluídos com êxito)
Responsável (qual o responsável por cada passo – pode ser o responsável do projecto ou outro colaborador)
Colaborador (quem colabora na concretização do passo intermédio)
Data de início (quando se inicia esse passo)
Data de conclusão (quando é que o passo deve estar concluído)
Custo (qual o custo, determinado em termos de horas de trabalho ou custo monetário, da execução do passo intermédio)
Secção 3 – Análise preventiva
Desafios potenciais (lista dos passos do planeamento cuja concretização levante mais dúvidas)
Causas (especificar quais as causas principais das dúvidas que o técnico possui em relação à concretização atempada dos passos intermédios)
Protecção (listar as acções que vão ser tomadas para proteger a execução atempada das diferentes fases do projecto)
Secção 4 – Acompanhamento
Informação (lista de ocorrências que são significativas para a evolução do projecto)
Acção decidida (identificar as decisões tomadas pela equipa e as acções a realizar)
Não existem receitas de sucesso na gestão de projectos, mas existe uma enorme diferença entre uma gestão por impulsos e as decisões que são tomadas em função de novos elementos que surgem num caminho perfeitamente alinhado com os objectivos estratégicos da autarquia para o desporto. Na minha opinião, não existe outro caminho que não seja o da clarificação dos objectivos, coerência das acções, responsabilização e valorização dos colaboradores. Todos esses elementos estão presentes nesta metodologia de acompanhamento de projectos.
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